Szenario des Lernfeldes 12:
Sie sind als Auszubildende*r im Sekretariat der Geschäftsleitung tätig. Deren Aufgabe ist u. a. Veranstaltungen und Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Mitarbeitern vorzubereiten, zu begleiten, zu unterstützen und nachzubereiten.
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Teilsequenzen
(Aufgabe/ Problemstellung im Szenario)
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Curriculare Funktion
(Erkenntnisschritte/ Kompetenz-schwerpunkte)
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Zeit (Std.)
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1. Teilsequenz: Orientierung
An Ihrem ersten Arbeitstag im Sekretariat der Geschäftsleitung sind Sie erstaunt über die Vielzahl der unterschiedlichen Tätigkeiten und den hohen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
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Die SuS erkennen die Notwendigkeit und Anlässe von Veranstaltungen und Geschäftsreisen in Bezug zum Zielsystem eines Unternehmens.
Sie erkennen, dass neben allgemeinen kaufmännischen und pragmatischen Gesichtspunkten auch betriebsinterne Richtlinien für Geschäftsreisen und Veranstaltungen zu beachten sind.
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
BER Berufsethos
PLA Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen
SyV Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen
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2. Teilsequenz: Messebesuch
Messebesuch im Inland mit einer Übernachtung und Abendprogrammvorschlägen für mehrere Mitarbeiter des Unternehmens vorbereiten und nachbereiten.
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Die SuS erkennen, dass das Nutzen von Checklisten für die Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen hilfreich ist.
Sie sind in der Lage, im Zusammenhang mit dem Messeeintritt und der Hotelübernachtung Preise und weitere relevante Informationen zu recherchieren, aufzubereiten und die entsprechenden Buchungen vorzunehmen.
Sie kennen unterschiedliche Verkehrsmittel und können anhand geeigneter qualitativer und quantitativer Kriterien (z. B. Kosten, Zeit) die Entscheidung für ein Verkehrsmittel begründen. Dabei sind sie in der Lage, interne Vorgaben einzubeziehen und die Entscheidung mit den Teilnehmern abzustimmen.
Sie können einen Vorschlag für evtl. Abendveranstaltungen am Messeort erarbeiten und eine Auswahlliste erstellen.
Sie können die Reiseunterlagen für die Teilnehmer übersichtlich zusammenstellen (Terminplan, Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen, Auswahlliste für Abendveranstaltungen).
Die SuS können eine Reisekostenabrechnung erstellen.
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
SIK schriftl. Berufliche Kommunikation
PLA Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen, selbstständig lernen
IuK Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulation, Computer- und Tele-kommunikationssysteme
BWP Bürowirtschaft
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3. Teilsequenz: Inhouse-Veranstaltung
Schulung für Vertriebsmitarbeiter*innen und Marktpartnern mit externen Referenten vorbereiten, begleiten und nachbereiten.
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Die SuS können eine Schulung für die Vertriebsmitarbeiter*innen und einige ausgewählte Kunden mit einem externen Referenten im beruflichen Bereich z. B. der Ergonomie vorbereiten, begleiten und nachbereiten.
Die SuS lernen die wesentlichen Punkte für die Planung einer Veranstaltung kennen. Sie sammeln zunächst eigene Ideen und fassen diese in einer Checkliste zusammen. Dabei beachten sie auch die Budgetvorgaben. Zur Koordination von Terminen der Teilnehmer können sie eine Onlineplattform nutzen (z. B. Doodle). Sie können den Abschluss des Vertrags mit dem Referenten vorbereiten.
Die SuS können die Anforderungen für einen geeigneten Veranstaltungsraum zusammenstellen und einen entsprechend für die Veranstaltung passenden Raum auswählen. Sie lernen verschiedene Sitzordnungen kennen und wählen eine geeignete Sitzordnung für die geplante Veranstaltung aus (Idee: auch Erprobung verschiedener Sitzordnungen durch die SuS denkbar, wenn Zeit und räumliche Gegebenheiten es zulassen). Sie lernen technische Ausstattungsmerkmale für Veranstaltungen kennen, können die technische Ausstattung für die Veranstaltung planen und not-wendige Zuarbeiten veranlassen.
Die SuS sind in der Lage, selbstständig die Einladung mit Anreiseplan für die Veranstaltung gestalten, geeignete Hotels für auswärtige Teilnehmer nach bestimmten Kriterien (z. B. Lage, Ausstattung, Preis ...) auszuwählen und erstellen eine entsprechende Hotelliste. Sie können selbstständig eine Tagesordnung nach inhaltlichen Vorgaben gestalten und weitere hilfreiche Dokumente erstellen (z. B. Namensschilder, Wegweiser, Feedbackbogen).
Die SuS planen das Catering, indem sie Anfragen für das Catering selbstständig schreiben, die Angebote vergleichen und anhand geeigneter qualitativer und quantitativer Kriterien (z. B. Kosten, Qualität, Gesundheit) die Entscheidung für einen Anbieter begründet treffen und die Bestellung auslösen.
Sie können Texte für die Begrüßung und Verabschiedung der Teilnehmer der Veranstaltung entwerfen und erkennen, dass ihre Arbeit ein wichtiger Beitrag zum Gelingen der Veranstaltung ist und sie dabei Repräsentant des Unternehmens sind.
Im Rahmen der Nachbereitung können die SuS den Feedbackbogen strukturiert auswerten, das Protokoll und Dankschreiben schreiben und die Teilnahmebescheinigungen erstellen. Diese Unterlagen werden den Teilnehmern zugänglich gemacht (z. B. Versand, Online zur Verfügung stellen).
Abschließend können die SuS für externe Dienstleistungen die Rechnungen prüfen sowie die Einhaltung des Budgets für die Veranstaltung kontrollieren und mit den Planungen vergleichen.
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
BER Berufsethos
SIK Kooperieren im Team, schriftliche berufliche Kommunikation
PLA Arbeitshandeln effektiv organisieren, Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen, selbstständig lernen, kaufmännisch Rechnen
IuK Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulation, Computer- und Telekommunikationssysteme
BwP, Markt- und Kundenorientierung, Finanzierung und Investition, Personalwirtschaft, Organisation, Bürowirtschaft Norm Rechtsverständnis u. Rechtsstruktur, Vertragsrecht,
SyV Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen, Verantwortliches Denken und Handeln
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4. Teilsequenz: Auslandsreise
Die Geschäftsleitung und leitende Angestellte reisen auf Einladung eines Marktpartners ins Ausland.
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Die SuS sind in der Lage, zusammen mit den Reiseteilnehmern die notwendigen Vorbereitungstätigkeiten strukturiert zu erfassen (Auftragsklärung, To-Do-Liste, Stakeholder-Analyse) und ihre eigenen Aufgaben daraus abzuleiten.
Die SuS recherchieren die Rahmenbedingungen des jeweiligen Reiselandes wie z. B. Einreise-, Visa- und Zollbestimmungen, Sicherheitslage, Zahlungsmittel sowie kulturelle und gesundheitliche Aspekte und klären deren Bedeutung für die Reise. Die SuS sind in der Lage, daraus Handlungsnotwendigkeiten abzuleiten und können diese in enger Abstimmung mit den Reiseteilnehmern erledigen.
Des Weiteren informieren sich die SuS über die Verkehrsmittel, um an den Zielort zu gelangen, zeigen dazu Alternativen auf und können den Teilnehmern begründete Vorschläge machen. Bei der Wahl der Verkehrsmittel beachten Sie neben den Kostenaspekten die Wünsche der Teilnehmer, innerbetriebliche Vorgaben, die Zeitverschiebung und auch ökologische Aspekte (Nachhaltigkeit/Umweltfreundlichkeit).
Die SuS sind in der Lage, die notwendigen Informationen zu dokumentieren und den Teilnehmenden komprimiert und übersichtlich auszuhändigen (z. B. Info-Bogen über das Reiseland, Reiseplan, Unterlagen in einer Mappe zusammenstellen usw.). Außerdem erfassen Sie die geplanten Kosten der Reise in einem Tabellenkalkulationsprogramm.
Während der Reise stehen die SuS den Reiseteilnehmern für spontan notwendige Tätigkeiten zur Verfügung. Sie sind entsprechend in der Lage, die Kommunikation ins Ausland herzustellen und nutzen die Kommunikationsmöglichkeiten der modernen IuK-Technik. Bei Störungen sind sie in der Lage, daraus Handlungsnotwendigkeiten abzuleiten und erledigen diese (z. B. Umbuchungen, Termine absagen wegen verspäteter Ankunft, usw.).
Bei der Nachbereitung können die SuS die geplanten den tatsächlichen Kosten gegenüberstellen, die Reisekostenabrechnung mit den Besonderheiten einer Auslandsreise erstellen und ggfs. bei Störungen Schadenersatz einfordern (z. B. bei Flugverspätung).
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
BER Berufsethos
SIK Kooperieren im Team, Interkulturelle Kompetenz, schriftliche berufliche Kommuni-kation
PLA Arbeitshandeln effektiv organisieren, Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen, selbstständig lernen, kaufmännisch Rechnen
IuK Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulation, Computer- und Telekommunikationssysteme
BwP, Markt- und Kundenorientierung, Finanzierung und Investi-tion, Personalwirtschaft, Organisation, Bürowirtschaft Norm Rechtsverständnis u. Rechtsstruktur, Ver-tragsrecht, Arbeitsrecht, Schutzrechte
SyV Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen, Ver-antwortliches Denken und Handeln
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5. Teilsequenz: Strukturierung von Veranstaltungsarten und Anwendung des Gelernten mit Übungen im Umgang mit kleinen Störungen
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Die SuS können Veranstaltungen anhand von unterschiedlichen Merkmalen charakterisieren, ihre Vor- und Nachteile benennen und auf dieser Grundlage entscheiden, in welcher Situation welche Art von Veranstaltung sinnvoll ist.
Sie können für Störungen in ausgewählten Veranstaltungs- und Reisesituationen adäquate Lösungen finden.
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
BER Berufsethos
PLA Arbeitshandeln effektiv organisieren, Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen, selbstständig lernen
REN Rechtsverständnis u. Rechtsstruktur, Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Schutzrechte
SyV Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen, Verantwortliches Denken und Handeln
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6. Teilsequenz: Nutzung moderner IuK: Chancen und Risiken
Die Geschäftsleitung bittet um Vorschläge, welche Möglichkeiten moderne IuK-Systeme im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und Veranstaltungen bieten.
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Die SuS erkennen, dass Veranstaltungen und Geschäftsreisen hohe Kosten verursachen und viel Zeit in Anspruch nehmen (sowohl die Zeit der Vorbereitung als auch die Veranstaltung der Reise selbst). Aufgrund dieser Erkenntnisse eruieren die SuS, ob der Einsatz bestimmter Tools der modernen IuK-Technik sinnvoll ist (z. B. Skype, Telefonkonferenz, Webinar).
Dazu informieren sie sich über technische Möglichkeiten einzelner Anwendungen moderner IuK-Technik mit ihren Chancen und Risiken und erarbeiten Vorschläge, um Veranstaltungen und Geschäftsreisen durch Nutzung von IuK-Technik zu unterstützen oder auch zu ersetzen.
Angesprochene Kompetenzdimensionen:
BER Berufsethos
SIK Kooperieren im Team, Interkulturelle Kompetenz, schriftliche berufliche Kommunikation
PLA Arbeitshandeln effektiv organisieren, Informationen erschließen, aufbereiten und nutzen, selbstständig lernen, kaufmännisch Rechnen
IuK Textverarbeitungssoftware, Tabel-lenkalkulation, Computer- und Telekommunikationssysteme
BwP, Markt- und Kundenorientierung, Finanzierung und Investition, Personalwirtschaft, Organisation, Bürowirtschaft
SyV Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen, Verantwortliches Denken und Handeln
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