LF 12 I Curriculare Analyse
Lernfeld 12 |
Ausbildungsjahr: 3 |
Zeitrichtwert: 40 Stunden |
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Redaktion:OSZ Lotis, Hans- Litten-Schule |
Ansprechpartner:U. Petit, V. Göbeler, O. Kunz, E. Bär |
Version: 1.7 Datum: 10.05.2016 Zuletzt bearbeitet von: Volker Göbeler |
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Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren |
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I Curriculare Analyse |
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Kompetenzdefinition nach KMK-RLP:
Die Schülerinnen und Schüler besitzen die Kompetenz, Veranstaltungen und Geschäftsreisen eigenverantwortlich und effizient zu planen, mit zu gestalten und zu dokumentieren. Sie zeigen Bereitschaft und Flexibilität, Veranstaltungen und Geschäftsreisen engagiert und verantwortungsbewusst zu organisieren. Die Schülerinnen und Schüler informieren sich über die Zielsetzungen und Anforderungen ihrer jeweiligen Veranstaltungsart (Sitzung, Konferenz, Videokonferenz, Kongress, Messe, Seminar, Webinar, Tagung). Sie erfassen die Rahmenbedingungen und Wünsche der Reisenden an die Geschäftsreisen und sondieren Angebote für die Verkehrsmittel sowie die Unterkunft für die Reise. Die Schülerinnen und Schüler bereiten Veranstaltungen vor. Sie stellen gemäß dem Anlass das Programm und die Tagesordnung zusammen. Sie sorgen für die notwendigen Ressourcen, wie die Bereitstellung der Räume, der Medien und des Caterings. Sie verfassen Einladungsschreiben, auch in einer Fremdsprache. Sie erstellen Zeit- und Arbeitspläne ihrer Veranstaltung. Sie nutzen moderne inner- und außerbetriebliche Kommunikationssysteme und Standardsoftware. Die Schülerinnen und Schüler wählen geeignete Verkehrswege, -mittel und Übernachtungsmöglichkeiten für die Geschäftsreise. Sie beachten dabei die Dauer, Entfernungen und örtliche Gegebenheiten des Reiseziels und den Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit. Die Schülerinnen und Schüler wirken bei der Durchführung einer Veranstaltung mit. Sie kommunizieren bei Bedarf in einer fremden Sprache. Sie achten auf die Einhaltung der Planungen und finden bei Abweichungen kreative Lösungen. Sie agieren als Ansprechpartner gegenüber den Teilnehmern und gehen konstruktiv mit Kritik um. Sie berücksichtigen kulturelle Gewohnheiten, Sitten und Gebräuche. Sie achten auf ihr Auftreten und ihr äußeres Erscheinungsbild. Sie bereiten Veranstaltungen nach und dokumentieren diese. Sie organisieren Geschäftsreisen, nehmen entsprechende Buchungen vor und fertigen Dokumente (Reiseplan, Reiseunterlagen) an. Sie erstellen die Reisekostenabrechnung auch unter Beachtung betriebsinterner Anweisungen. Dabei nutzen sie Standardsoftware. Sie arbeiten im Team und verhalten sich im Umgang miteinander kooperationsbereit und wertschätzend. Die Schülerinnen und Schüler beurteilen den Verlauf von Veranstaltungen und Geschäftsreisen und reflektieren die Auswirkungen ihrer Planungen und Vorbereitungen auf das Ergebnis der Veranstaltung. Sie setzen den Organisationsaufwand in Relation zum Erfolg der Veranstaltung. Die Schülerinnen und Schüler leiten aus der Evaluation der Planung, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen neue Handlungsmuster für ihr künftiges Handeln ab. |
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Curriculare Funktion:Veranstaltungen und Geschäftsreisen sind in der Unternehmenspraxis regelmäßig wiederkehrende Situationen, die mit sehr unterschiedlichen Zielsetzungen und vielfältigen Kontexten bewältigt werden müssen. Obwohl ein KfBm i. d. R. nicht im Mittelpunkt einer Veranstaltung steht bzw. bei einer Geschäftsreise i. d. R. nicht der Reisende ist, gehören die Planung sowie die Vor- und Nachbereitung sowie die Übernahme von administrativen Tätigkeiten bei Veranstaltungen zu den originären Aufgaben von KfBm. Sie sorgen für einen reibungslosen, effektiven und erfolgreichen Verlauf von Veranstaltungen und Geschäftsreisen und entlasten die Teilnehmer bzw. Reisenden, so dass diese sich effektiv und inhaltlich auf den Zweck und die Zielsetzung konzentrieren können. Die Schülerinnen und Schüler erkennen den individuellen Mehrwert ihrer Arbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen für andere Mitarbeiter, da sie diese entlasten und ihnen mehr Zeit für ihre Kernarbeit schaffen. Durch die Zentralisation der Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen können die damit beauftragten Mitarbeiter Arbeitsroutine entwickeln und dadurch schnell, effektiv, effizient und somit kostensparend arbeiten. Dadurch erkennen die Schülerinnen und Schüler in diesem Zusammenhang den unternehmerischen Nutzen. Vor diesem Hintergrund besteht die besondere Funktion des Lernfeldes darin, dass die Schülerinnen und Schülerfolgende Aspekte klären:
In diesem Lernfeld geht es also darum, dass die Schülerinnen und Schüler für das Unternehmen Veranstaltungen bzw. für Mitarbeiter Geschäftsreisen organisieren. Die Arbeitsprozesse folgen in beiden Fällen immer dem Modell der vollständigen Handlung. In der Planungsphase erfassen sie die Zielsetzung, analysieren die Rahmenbedingungen und beachten die notwendigen Formalitäten. Anschließend planen und entscheiden sie unter Beachtung kaufmännischer Prinzipiendie konkrete Durchführung der Veranstaltung oder Reise, indem Sie Angebote einholen, vergleichen und die Kosten kalkulieren. Dabei beachten Sie auch qualitative Aspekte wie z. B. die Umweltverträglichkeit der Verkehrsmittel und Aspekte des Risikomanagements. Dazu gehören auch Entscheidungen, für welche Tätigkeiten es sinnvoll ist, externe Dienstleister zu beauftragen und moderne technische Systeme genutzt werden können (z. B. Videokonferenz statt realer Konferenz). Wenn die Entscheidungen getroffen sind, nehmen die Schülerinnen die notwendigen Buchungen und Beauftragungen vor, erstellen notwendige Einladungen und weitere Unterlagen und leiten relevante Informationen, Dokumente und Unterlagen an die Beteiligten weiter. Am Ende der Veranstaltung holen die Schülerinnen und Schüler systematisch Feedback ein, um es später in der Nachbereitung auszuwerten. Außerdem dokumentieren sie die Veranstaltung und leiten die Dokumentation an die Teilnehmer weiter. Bei Geschäftsreisen ist es zudem notwendig, die Reisekostenabrechnung anzufertigen. Jede Veranstaltung bzw. Geschäftsreise wird nach Durchführung einer Evaluation unterzogen, um daraus Handlungsmuster für künftige vergleichbare Situationen abzuleiten. Dabei beurteilen sie den Verlauf der Veranstaltungen, reflektieren, ob sie die richtigen Entscheidungen getroffen wurden und setzen den Aufwand in Relation zum Ergebnis. In allen Phasen des Prozesses nutzen die Schülerinnen und Schüler zeitgemäße IuK-Systeme und Software, arbeiten im Team und können, wenn notwendig, auch in einer Fremdsprache kommunizieren (Die Kompetenzen, die sich auf die fremdsprachliche Gestaltung beziehen, werden hier mit aufgenommen, sollen aber im Fremdsprachenunterricht erworben werden).
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Bezug zu vorangegangenen Lernfeldern:LF 2: Begleitung und Unterstützung von internen Sitzungen/Meetings (CA LF 2 Prozess 2):Checkliste erstellen, Terminplanung, Teilnehmerliste erstellen, Protokoll schreiben LF 4: Angebotsvergleich, Abschluss von Verträgen im Zusammenhang mit der Beschaffung, Vertragsarten, Verhalten/Rechte bei Erfüllungsstörungen, Zahlungsmittel LF 5: Kundengewinnung oder –betreuung als Anlass für eine Geschäftsreise Grundsätze der Fragebogenerstellung LF 7: Professionell Kommunizieren in betrieblichen Gesprächssituationen LF 8: Personaleinsatzplanung, Arbeitszeitgesetz LF 9: Finanzierung der Veranstaltungen und Geschäftsreisen sichern Bezug zu parallel laufenden Lernfeldern:LF 13 Anwendung von PM-Instrumenten bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Reisen |
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Zentrale Prozesse, relevante Prozessvarianten, Prozessschritte und Tätigkeiten der betrieblichen Praxis:Kernprozess: Am Beispiel einer selbst organisierten mehrtägigen Veranstaltung an einem anderen Ort im Inland diese planen, vorbereiten, bei der Durchführung unterstützen, nachbereiten und auswerten mit dem Ziel, in einer solchen Situation sachgerecht, professionell und verantwortungsvoll zu agieren. Prozessschritte des idealtypischen Kernprozesses: |
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Prozessschritt |
Berufliche Tätigkeiten/Hinweise/Erläuterungen |
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1. Planung |
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2. Vorbereitung/ Organisation |
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3. Unterstützung bei der Durchführung |
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4. Nachbereitung |
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5. Auswertung/ Evaluation |
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Relevante Prozessvarianten:
Störung im Prozess:
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Überblick über die im Lernfeld angesprochenen Kompetenzdimensionen(Akzent einer Subdimension in diesem Lernfeld = ) |
1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 1 | 2 |
Kompetenzen | Wissensbasis |
1 Berufliche Identität und Berufsrolle Obwohl Kaufleute für Büromanagement häufig nicht die Teilnehmer einer Geschäftsreise oder Veranstaltung sind, wissen sie, durch ihre Tätigkeiten einen wichtigen Mehrwert schaffen. Einerseits werden die Mitarbeiter des operativen Geschäfts bei ihrer Tätigkeit entlastet und zum anderen entstehen Synergieeffekte, wenn Reisen und Veranstaltungen zentral organisiert werden. |
Rollenbegriff |
Die SuS verstehen, dass sie eine hohe Verantwortung tragen und handeln deshalb bei der Vorbereitung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen besonders sorgfältig. Wichtige Eck-punkte werden für die späteren Teilnehmer dokumentiert. Sie verstehen ebenfalls die Relevanz der Nachbereitung und arbeiten auch hier besonders sorgfältig und verantwortungsvoll. |
Tools zum sorgfältigen Arbeiten, z. B. Checklisten
Protokoll, Dokumentation |
kein Eintrag | |
4 Berufsbildung und berufliche Perspektiven kein Eintrag |
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1 Gestalten beruflicher Gesprächssituationen |
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Veranstaltungen sind oft nur im Team durchführbar. In diesem Rahmen können SuS Maßnahmen sinnvoll verteilen und Verantwortung übernehmen/übertragen. |
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Bei Geschäftsreisen ins und Veranstaltungen im Ausland oder mit Teilnehmern aus dem Ausland kennen die SuS formale Notwendigkeiten und können diese erfüllen bzw. veranlassen. Des Weiteren ist ihnen bewusst, dass in anderen Ländern andere kulturelle Normen und Standards gelten können und sie sind in der Lage, diese im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu berücksichtigen |
Landesbestimmungen (z. B. Visa, Zoll)
Kommunikation in einer Fremdsprache
Kulturelle Besonderheiten |
4 Schriftliche berufliche Kommunikation Die SuS können im Zusammenhang mit Veranstaltungen jegliche notwendige schriftliche Korrespondenz in den gebräuchlichen Formaten erstellen. Dabei kennen sie die einzelnen Formate mit ihrem jeweiligen Zweck sowie Vor- und Nachteilen und können sich situativ begründet für ein Format entscheiden und sich darin sach-, adressaten- und situationsgerecht ausdrücken. |
Einladung, Dankschreiben, Protokoll/Dokumentation
Reiseplan |
1 Arbeitshandeln effektiv organisieren Die SuS können einzelne Techniken und Instrumente des Projektmanagements anwenden, um Veranstaltungen und Geschäftsreisen vor- und nachzubereiten. |
Zeit-Maßnahmenplan
Risikomanagement
Stakeholderanalyse/Rahmenbedingungen etc. |
2 Informationenerschließen, aufbereiten und nutzen Die SuS sind in der Lage, relevante Informationsquellen, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und Veranstaltungen stehen zu nutzen. |
Aufzeichnungen von vergangenen Geschäfts-reisen und Veranstaltungen
Buchungsportale im Internet |
Die SuS können gemäß der vollständigen Handlung selbstständig Veranstaltungen und Geschäftsreisen vor- und nachbereiten. |
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Die SuS können Berechnungen durchführen im Bereich des Angebotsvergleichs und der Kalkulation/Kostenberechnung von Veranstaltungen und Reisen. In diesem Zusammenhang sind sie auch in der Lage, Angaben in Fremdwährungen umzurechnen. |
Dreisatz, Prozent- und Währungsrechnen |
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Die SuS können mit einen Textverarbeitungsprogrammtypische Schriftstücke erstellen im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Reisen. |
Erstellen von Anfragen, Buchungen/Bestellungen für Verkehrsmittel, Hotelzimmer, Veranstaltungsräume, Medien, Catering-
Erstellen von Einladungen, Veranstaltungsprogrammen, Zeit- und Arbeitsplänen, Checklisten, Teilnahmebescheinigungen für Veranstaltungen
Dankschreiben |
2 Tabellenkalkulationssoftware Die SuS können mit einem Tabellenkalkulationsprogramm typische Berechnungen und Auswertung durchführen im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Reisen. |
Angebotsvergleich
Reisekostenabrechnung
Budgetierung |
kein Eintrag |
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kein Eintrag |
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kein Eintrag |
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7 Computer- und Telekommunikationssysteme Die SuS können Buchungsportalen für Reisen professionell nutzenund kennen weitere sinnvoll einsetzbare Online-Tools und Apps. Im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen sind sie in der Lage, gängige Geräte der IuK-Technik bereitzustellen und in Betrieb zu nehmen. |
Termintools (z. B. elektron. Kalender, Doodle etc.)
Buchungsportale
Mobile Applikationen |
Die SuS erkennen logistische Prozesse als notwendig für das Gelingen einer Veranstaltung. |
Vertragsgemäße Anlieferung der Veranstaltungsmedien/-materialien, des Caterings, Organisation der fachgerechten Entsorgung, Reinigung |
2 Markt- und Kundenorientierung Die SuS kennen markt- und kundenorientierte Aspekte als Gründe für Veranstaltung und Geschäftsreisen. |
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3 Finanzierung und Investition Die SuS beachten, dass die Finanzierung von Veranstaltungen und Reisen sowie die Bereitstellung von liquiden Mitteln in diesem Zusammenhang im kaufmännischen Alltag gelöst werden müssen. |
Veranstaltungs- und Reisebudget erstellen und überwachen
Reisezahlungsmittel (Kreditkarte, Travellerschecks) |
Die SuS erkennen, dass nur durch exakte Personaleinsatzplanung Veranstaltungen gelingen. |
Referenteneinladen und betreuen
Personaleinsatzplan
Organisation der Abstinenzen |
5 Organisation |
Zeit- und Maßnahmepläne als Mustererstellen |
Die SuS nutzen alle bürotechnischen Geräte/Programme, betriebsinterne und externe Kommunikationsmittel, um unterschiedliche Veranstaltungen und Reisen gem. Zielsetzung/Zweck... |
Veranstaltungsarten (Sitzung, Konferenz, Videokonferenz, Kongress, Messe, Seminar, Webinar, Tagung)
To-Do-Liste erstellen und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden, Angebote einholen und vergleichen, Räume/Verkehrsmittel buchen, Programm für Teilnehmer erstellen, Rahmenprogramm erstellen, Einladungen mit Anreisebeschreibung formulieren, Reisepläne lückenlos erstellen
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1 Wertschöpfungsprozesse verstehen |
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2 Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss |
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kein Eintrag | |
4 Liquidität und Finanzplanung |
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1 Rechtsverständnis und Rechtsstruktur Den SuS ist bewusst, dass das Ausland ein anderer Rechtsraum ist und entsprechend andere rechtliche Normen gelten können. |
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Die SuS nutzen für die Dienstleistungsverträge z.B. mit Caterern/Hotels ihre Kenntnisse aus dem Vertragsrecht. Dies gilt auch für Störungen daraus. Analog dazu können Sie ihre Kenntnisse zum Vertrag allgemein auf andere Vertragsarten übertragen, anwenden und einfordern. |
Kauf(Dienstleistungs-)vertrag,- abschluss, Rechte und Pflichten des Kunden und Anbieters, Störungen wie Leistungsverzug oder Schlechtleisung
Miet-, Leih-, Pacht- und Beförderungsvertrag |
3 Gesellschaftsrecht |
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4 Arbeitsrecht Die SuS können Veranstaltungen mit Rücksicht auf die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes, bzw. des Tarifvertrages planen. |
Arbeitszeitgesetz
Tarifvertrag
Betriebsvereinbarung |
4 Schutzrechte |
Schwerbehindertengesetz
Jugendarbeitsschutzgesetz
Mutterschutzgesetz |
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1 Das System Unternehmung in seiner Umwelt verstehen |
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2 Verantwortliches kaufmännisches Denken und Handeln Die SuS planen Veranstaltungen und Geschäftsreisen auch unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung. Sie beschränken Reisetätigkeiten auf das Nötigste (z. B. Vermeidung von Reisen durch Videokonferenz) und entscheiden ökologisch bei alternativen Reisemitteln und –zielen. Somit ist Ihnen bewusst, dass sie an Entscheidungen teilhaben und können ihre Standpunkte argumentativ vertreten. Die SuS erkennen, dass durch eine verbesserte Öko-/Sozialbilanz langfristig die Kosten gesenkt werden können, dass diese aber auch unabhängig vom wirtschaftlichen Erfolg relevante unternehmerische Ziele darstellen sollten. |
„Ökologischer Fußabdruck“ |